You are currently viewing הקמת משרד חדש – מה כולל התהליך ואיך בוחרים קבלן גמר למשרד חדש?

הקמת משרד חדש – מה כולל התהליך ואיך בוחרים קבלן גמר למשרד חדש?

במאמר זה נסביר מהו תהליך הקמת משרד חדש ואת תחומי האחריות השונים בכל שלב של הפרויקט.

מהם הצרכים שהמשרד החדש צריך למלא?

 פרויקט של משרד חדש, כמו כל פרויקט בניה אחר, תמיד צריך להתחיל מניתוח הצרכים של בעלי המשרד או של השוכרים העומדים לשהות בו. צריך לבדוק דברים כמו מהו גודל השטח הנדרש, המיקום האידיאלי של הנכס, והאם יש מערכות מסוימות או מיוחדות הנדרשות במשרד החדש. כאן החברה העומדת לשהות במשרד צריכה להבין מהם הצרכים שלה לפני שהיא בוחרת לרכוש או לשכור משרד כלשהו, שהרי בדרך כלל מדובר בנכס בו החברה תשהה במשך שנים רבות קדימה ורצוי לוודא מראש שהוא יתאים לצרכים שלה לאורך זמן.  

לאחר מכן ובהתאם לניתוח, מאתרים את הנכס הרצוי. ניתן לעשות זאת על ידי יצירת קשר עם מתווכים, חברות ניהול, יזמים ומשקיעים אשר רוכשים שטח משרדי. 

לאחר איתור הנכס ורכישתו או שכירתו, ניתן לעבור לשלב הבא: מציאת אדריכל או מעצב, אשר יתכננו את הפריסה והחלוקה הפנימית של השטח המשרדי, כמו גם את הנראות הפנימית שלו. חשוב לבחור במישהו עם המלצות – ואם קיבלתם עליו המצלה ממכר שאתם סומכים עליו זה אפילו יותר טוב – אבל גם חשוב לבחור במישהו שיש לכם חיבור איתו, שבהרגשתכם הוא איתכם באותו ראש ומצליח להבין לעומק את הרצונות והצרכים שלכם כדי לוודא שהוא לא הולך לתכנן משהו שלא תרגישו בנוח לבלות בו זמן ניכר מיומכם במהלך שנים רבות קדימה. 

תכנון פרויקט עבודות הגמר בבניה:

 אחרי בחירת הנכס המבוקש ולאחר שהסתיים תהליך התכנון הפנימי של המשרד החדש (התפקיד של האדריכל או המעצב, הגיע הזמן לבחור את בעלי המקצוע אשר הולכים להוציא לפועל את התוכנית האדריכלית והעיצובית שתוכננה למשרד. לתהליך הזה קוראים "עבודות גמר בבניה".

במידה ואתם אוהבים לנהל פרויקטים ולהתעסק בדקויות הכי קטנות של מציאת קבלנים, ניהולם השוטף, ניהול תקציבים וכו' – ניתן, למעשה, לנהל את הפרויקט לבד. אבל מכיוון שמדובר בהקמת משרד, אננו יוצאים מנקודת הנחה שיש לכם קודם כל עסק לנהל, והתעסקות עם קבלנים זה משהו שיגזול זמן רב מידי מניהול ותפעול העסק שלכם, ואפילו מהזמן הפנוי שלכם. 

לכן, ההמלצה שלנו, לאנשים שאינם מבינים בתחום עבודות הגמר בבניה ומעדיפים לקבל שקט בזמן שהם יכולים להמשיך ולהתרכז בעבודתם, היא לבחור קודם כל בקבלן גמר, שינהל עבורם את כל פרויקט הקמת המשרד. 

איך בוחרים קבלן גמר? גם כאן אנחנו מאמינים שצריך לבחור אותו על פי המלצות מאנשים שאתם יכולים לסמוך עליהם. ועם זאת, תמיד כדאי לקחת 3 הצעות מחיר מקבלני גמר שונים, לבדוק עם הממליצים האם הם עמדו בתקציב ובלוחות הזמנים שנקבעו מראש לפרויקט וגם לשאול את הממליצים איך הם התרשמו מההתנהלות הכללית של קבלן הגמר וממנהל הפרויקט מטעמו. חשוב לשאול שאלות כמו איך התנהלה התקשורת בינם לבין מנהל הפרויקט, מה היתה תדירות העדכונים השוטפים (ואם לא היתה – זה לא סימן טוב. אתם תמיד רוצים לדעת מה קורה, כדי שלא תופתעו בסוף…), האם הרגישו שמסתירים מהם דברים, האם שיתפו אותם בהחלטות בצמתים קריטיות, כמה בלת"מים ותקלות היו וכו'. 

הצעות המחיר של קבלני הגמר מסתמכות במידה רבה על התוכנית האדריכלית המוצגת בפניהם ומשקפות את עלות כלל החומרים הנדרשים לצורך הקמת המשרד, אנשי המקצוע הנדרשים כדי לבצע בפועל את עבודות הגמר בניית המשרד ואת עלות עבודתו של מנהל הפרויקט, שכן אם בחרתם בקבלן גמר מנוסה ורציני, הוא יעמיד לרשותכם מנהל פרויקט אשר יעזור לכם לנתח שוב את צרכי המשרד החדש בצורה מעמיקה יותר על מנת להגדיר תקציב ריאלי לפרויקט הקמת המשרד, שעומד בציפיות ובדרישות שלכם כלקוח. 

תהליך תכנון פרויקט הקמת המשרד הוא שלב חשוב ביותר. על מנהל הפרויקט לבנות גאנט מסודר, המפרט את כל שלבי הבניה לפי זמנים מדויקים ותקציבים הנדרשים לביצוע כל שלב. ככל שהתוכנית והגאנט יהיו יותר מפורטים וככל שיתנהלו באמצעות שיח פורה, שיכלול את כל היועצים בכל ישיבה, ושיגרום לכל העוסקים בתכנון לחשוב לעומק ולרדת לרזולוציות הקטנות ביותר, כך שלב ביצוע הפרויקט יהיה חלק יותר, ברור יותר ועם פחות מצבים "בלתי צפויים". 

כמובן שעל השלב הזה מנצח מנהל הפרויקט, אך גם ללקוח יש חלק חשוב מאוד בתהליך ורצוי שהוא יהיה מעורב בכל ישיבה וישיבה כדי לתת את הרצונות והדגשים שלו לגבי המשרד החדש שעתיד להבנות.

לגבי בחירת היועצים המקצועיים, אנו ממליצים להשאיר למנהל הפרויקט את הבחירה, שכן הוא כנראה כבר מכיר מניסיונו בעלי מקצוע איכותיים, רציניים ואמינים (כפי שהמלצנו, חשוב מאוד לברר את הנקודה הזו כשאתם מבקשים המלצות על קבלן הגמר). במידה והפרויקט שלכם דורש מערכות ספציפיות (מרפאת שינים, חדרים נקיים, שרתים וכו'..) ההמלצה שלנו לוודא שאותם יועצים ואנשי מקצוע ביצעו כבר בעבר בהצלחה גם תכנון וגם בניה בפועל לפרויקטים שכאלה.

 תהליך התכנון מסתיים בסט תכניות סופי ומאושר לביצוע.

 טיפים ודגשים חשובים:

  1. חשוב מאוד לוודא את קיומו של הסכם התקשרות חתום ומפורט עם כל גורם שאתם מתקשרים איתו.
  2. בבחינת התקשרות עם קבלן/ספק, לאו דווקא הזול הוא הכי משתלם לטווח ארוך ועלו דווקא להתגלות כיקר הרבה יותר בסופו של דבר. כדי להמנע מכך, יש לשים לב לפרמטרים נוספים, כמו איכות עבודה, עמידה בזמנים, התנהלות כללית, ועמידה בתקציב (לא להפתיע ב"תוספות").
  3. תחום עבודות הגמר בבניה הוא תחום מאוד תחרותי, ולכן עלולים להיות פערי מחירים בין קבלן גמר אחד לשני. במידה ואתם מזהים פערי מחיר משמעותיים בין קבלנים (עד כ-5% זה סביר), שימו לב האם התכולה של הצעת המחיר מפורטת מספיק והאם היא מספקת את כל תכולת העבודה, החומרים, אנשי המקצוע, ניהול הפרוייקט וכו' – בד"כ מכאן מגיעים הפערים הגדולים.

במידה ויש לכם שאלות נוספות לגבי תהליך ההקמה של משרד חדש, מתלבטים לגבי בחירת קבלן גמר או רוצים להתייעץ, נשמח לעמוד לשירותכם. 

קבלן גמר למשרד חדש – 4 טיפים לבחירה נכונה

לפני שניתן כמה דגשים לבחירת קבלן גמר, נזכיר שענף הבניה הוא תחום מאוד רחב, שמורכב מהמון תתי תחומים והתמחויות. כל תחום כזה הוא עולם ומלואו, ובמציאות של היום עולה הצורך של התמחות קבלן בתחום מסוים.

על אותו משקל, לא כל קבלן שעושה גמר לבתי קרקע פרטיים למשל יודע לעשות גמר למשרדים. הסיבות הן בדרך כלל הכנסת מערכות שונות, משכי זמן עבודה אחרים, שיטות יישום וביצוע אחרות וכד'.

קיים היום רף כניסה נמוך לתחום הקמת המשרדים וזאת מפני שרמת ההשקעה הכספית שעל הקבלן לבצע על מנת להתחיל לעבוד היא קטנה מאוד. בפועל, זה אומר שכל קבלן שרוצה וחושב שהוא מסוגל, יכול להתחיל לפעול כקבלן גמר למשרדים, מבלי שבאמת יש לו את היכולת, ההבנה והידע. המשמעות היא שיש הרבה מאוד "קבלני גמר למשרדים" בשוק, ומכאן החשיבות הגדולה בבחירה נכונה ונבונה של קבלן גמר מתאים.

 אם כך, למה כדאי לשים לב כאשר באים לבחור קבלן עבודות גמר להקמת משרד חדש?

 ניסיון עבר והמלצות: חשוב מאוד לבדוק את ניסיון העבר של הקבלן בתחום הקמת משרדים חדשים ולקבל המלצות מלקוחות קודמים שלו. כדאי לשאול – גם את קבלן הגמר ובעיקר את לקוחות העבר שלו – האם הוא עומד בלוחות הזמנים? האם הוא בונה גאנט מסודר לפרויקט? האם הוא עומד בתקציב שהוגדר ואושר מראש על ידיד הלקוח? איך התנהלה העבודה השוטפת מול מנהל העבודה מטעם הקבלן ואיזו תחושה הוא השרה באופן כללי? שאלות אלו חשובות מאוד, שכן עמידה בהן בעצם מספקת ראש שקט ללקוח, הבונה משרד חדש.

  1. אין כמו מראה עיניים: מומלץ מאוד ללכת ולראות עבודות קודמות של קבלן הגמר, ואפשר אפילו לעשות זאת יחד עם האדריכל שתכנן את הפרויקט וידע להעריך בעין מקצועית ומנוסה יותר את טיב ואיכות התוצאה אליה הביא הקבלן בעבר את אותו משרד חדש שאתם כרגע מסיירים בו. צריך לזכור שלפעמים ניתן לראות בשטח פרויקטים ברמת גימור נמוכה יותר וזה מספיק טוב, ואפילו מצוין, עבור בעלי המשרד, שהעדיף ללכת על תקציב נמוך יותר לפרויקט הקמת המשרד שלו. אין כאן נכון או לא נכון, זה הכל עניין של צרכים והעדפות אישיות. 
  2. ביטוח ואחריות: אלו שני דברים נפרדים קצת, אך חשובים באותה מידה. 
    1. ביטוח: אנחנו ממליצים מאוד לוודא עם קבלן הגמר שבחרתם, שהביטוח שלו כולל את כל מה שמתרחש בזמן הקמת המשרד ובתחומי השטח שלו. זה כולל את אנשי הצוות של הקבלן כמובן, אבל חשוב לוודא שזה כולל גם ביטוח על כל מה שמתרחש בתוך המבנה ועל כל האנשים והמבקרים שעשויים לשהות בו מפעם לפעם. או במילים אחרות- לוודא שיש גם ביטוח צד ג'. 
    2. אחריות: האם הקבלן שבחרתם מעניק לכם אחריות על העבודות לאחר סיומן? אם לא- ההמלצה שלנו היא להתרחק מהר. יותר סביר להניח שכן תקבלו אחריות, אבל חשוב לוודא ולתעד על הכתב מה היא כוללת ומה משך הזמן שהיא תקפה, וזאת על מנת למנוע מצבי אי נעימויות או חילוקי דעות בנושא לאחר סיום פרויקט הקמת המשרד. 
  3. הצעת מחיר: גם עם הצעת המחיר אנחנו תמיד נמליץ לבדוק את הדברים ולהשוות בין 3 קבלנים לפחות. כאן כדאי לוודא שאתם מקבלים מהאדריכל או המעצב כתב כמויות מפורט, שיעזור לכם להשוות בצורה נבונה ומדויקת יותר בין הצעות המחיר של קבלני הגמר השונים. במידה ואין כתב כמויות, הקבלן יתבסס על התוכניות שתכנן האדריכל או המעצב ולכן כדאי שאלו יהיו כמה שיותר מפורטות, גם לרמות הכי קטנות וכביכול 'ברורות מאליו', ואפילו בדברים שצריכים לעמוד בתקן סטנדרטי מסוים- כדאי שיהיו רשומים על גבי התוכניות כדי שלא יהיה שום מקום לטעויות אחר כך. 

כאמור, הצעות המחיר יכולות להשתנות מקבלן גמר אחד לשני, אבל כדאי מאוד לברר בדיוק מה הן כוללות ועל מה הן מסתמכות. ככלל אצבע שיכול לעזור לכם לדעת שההצעות שקיבלתם עומדות בטווח סביר, השוני בין הצעות המחיר השונות צריך להיות סביב ה-5%. אם יש הצעת מחיר יקרה או נמוכה מזה בהרבה, זה צריך להדליק נורה אדומה.

אז אלו היו 4 טיפים לבחירת קבלן גמר למשרד חדש.

עבודות הגמר בבניה הן חלק מאוד מהותי בכל פרויקט בניית המשרד החדש שלכם, שהרי זה מה שבסוף מייצר בפועל את התוכנית ששרטט האדריכל או המעצב, וזה מה שיקבע בסוף את איכות המקום שבו אתם והעובדים שלכם תשהו שנים רבות קדימה.

במידה ואתם רוצים ייעוץ או הצעת מחיר לגבי הקמת המשרד שלכם מקבלן גמר שעומד בכל הקריטריונים שפירטנו כאן למעלה, צרו איתנו קשר כאן

למידע נוסף, ממליצים לכם להיכנס אל המאמר שלנו קבלן עבודות גמר מיהו ולמה אתם צריכים אותו?

בהצלחה!

כתיבת תגובה